Работа № 1

Документ "Приглашение".

1. Цель работы

Данная работа поможет вам приобрести элементарные навыки, связанные со вводом и редактированием текста. Вы получите первое представление о командах форматирования различных объектов документа. В процессе работы вы подготовите небольшой одностраничный документ, состоящий из нескольких абзацев текста, рисунка и таблицы. Оформленный документ (Приглашение) будет выглядеть так, как в образце.

2. Запуск и настройка текстового редактора

2.1 Запуск OpenOffice Writer

Чтобы запустить OpenOffice.org Writer выберите на основном экране Mandriva команду:

Меню → Офис → OpenOffice.org Writer

Сразу после запуска OpenOffice.org Writer автоматически создает новый документ. Прежде чем начать ввод и оформление текста, рассмотрим вопрос о настройке рабочего окна OpenOffice.org Writer.

2.2 Настройка окна редактора

В окне Office довольно много различных элементов управления. Большинство из них можно включать/выключать. Для удобной работы с документом должны быть включены две панели инструментов, полосы прокрутки и строка состояния. Настроенные один раз параметры окна будут запомнены, поэтому каждый раз вам не придется их настраивать. Вы должны уметь включать эти элементы управления на тот случай, если кто-нибудь, поработав на вашем компьютере, изменит настройку окна редактора.

Выполните следующие действия:

• Выберите команду Вид → Панели инструментов. Появится меню со списком доступных панелей инструментов. Убедитесь, что включены две панели – Стандартная и Форматирования (включены – значит, помечены флажками). Все остальные панели инструментов отключите.
• Если линейка отключена, то включите ее командой Вид → Линейка.  

Рис.1: Вот так выглядит окно OpenOffice.org Writer 2.2.1

Теперь надо установить параметры, влияющие на отображение документа в окне Office. Установим их в расчете на работу с обычным документом, так, чтобы документ на экране был максимально похож на печатный результат.
Проделайте следующее:

• Включите режим отображения, приближенный к печатной копии, выбрав команду Вид → Разметка печати.
• Выберите команду Вид→ Масштаб ,  и установите масштаб отображения По ширине страницы.
• Убедитесь, что кнопка отображения непечатаемых символов в панели инструментов Стандартная находится в нажатом состоянии . Если нет, нажмите ее. Во время работы с документом вы должны видеть маркеры абзацев и другие спецсимволы – так удобнее оформлять документ.

После настройки окноOpenOffice.org Writer должно выглядеть так, как показано на рис.1.

3. Ввод текста

Когда вы приобретете некоторый опыт работы с Office, то сможете выполнять операции ввода и оформления текста в произвольном порядке. Сейчас, работая над первым документом, эти действия вы будете выполнять по очереди. Сначала наберете текст документа согласно нижеприведенному образцу, а затем – оформите текст.

По умолчанию Office в новом документе устанавливает размер шрифта 12 пунктов. Для большинства документов этот размер слишком мал (шрифт пишущей машинки примерно 13-14 пт). В списке Размер шрифта панели инструментов Форматирование установите размер 14.

В тексте документа, который вы будете набирать, помечены места нажатия клавиш [Enter] и [Tab] (эти метки, конечно, набирать не нужно) Клавиша [Enter] отмечает новый абзац, поэтому ни в коем случае НЕ нажимайте Enter после каждой строки – только в отмеченных местах. С одной строки на другую Office будет переносить текст автоматически.

Наберите следующий текст (обратите внимание, что после знаков препинания пробел ставить надо, а до знаков препинания – не надо):

Господину  Enter 
Ульриху Леонарду  Enter 
Цветочная улица, 34  Enter 
444147 Дортмунд  Enter  
9 января 2007 г. Enter 

Enter Enter Enter Enter

3имний отдых в 2007 г.  Enter 
Уважаемый господин Ульрих,  Enter  

Вы уже решили, где провести зимние каникулы? Для Вас мы делаем специальное недорогое предложение. Путешествуйте с фирмой Sunrise Ltd. в Австрию и пользуйтесь привлекательными условиями отдыха.  Enter 

Отель "Снежная долина", Бергштадт, Австрия.  Enter 

Отель "Снежная долина" - это туристический комплекс, занимающий значительную площадь. Отель приспособлен для отдыха с детьми. Лыжный подъемник, лыжная школа расположены рядом. В отеле есть ресторан, бассейн, сауна и гимнастический зал. Кроме того, в отеле есть такие удобства: Enter  

Детский сад, в котором воспитатели заботятся о детях, устраивают праздники, просмотр детских фильмов или чтение сказок.  Enter 

Апартаменты с цветным телевизором, телефоном и балконом, лоджией или террасой. Тип 1 - жилая площадь около 27 кв.м, тип 2 - около 34 кв.м.  Enter 

Вот наши цены:  Enter 

Продолжительность пребывания  Tab  Тип1  Tab  Тип 2  Enter 
10 дней  Tab  676.00  Tab  794.00  Enter 
20 дней  Tab  875.00  Tab  945.00  Enter 
30 дней  Tab  990.00  Tab  1099.00  Enter   Enter 

Позвоните нам, если у Вас возникнут вопросы.  Enter   Enter 
С дружественным приветом.

Прежде чем продолжить работу с документом, отработайте несколько элементарных операций, которые в будущем вам придется использовать очень часто.

• Перемещение курсора.

Курсор можно перемещать клавишами-стрелками (на одну позицию в заданном направлении), комбинациями клавиш [Ctrl+клавиши стрелки] (на одно слово влево/вправо или на один абзац вверх/вниз) и щелчком левой кнопкой мыши. Несколько раз попробуйте каждый из трех способов перемещения курсора.

• Разрыв строки в заданном месте.

Поставьте курсор в строку 3имний отдых в 2007 г. после слова Зимний. Нажмите [Enter]. Cтрока будет разорвана в позиции курсора, и в месте разрыва появится новый маркер конца абзаца. Вообще говоря, разрывается не строка, а абзац – вместо одного абзаца теперь стало два.

• Объединение двух абзацев.

Маркер конца абзаца – это обычный символ, который можно удалить, скопировать и т.п. Самым важным из этих действий является удаление – при этом два абзаца объединяются в один. Поставьте сейчас курсор после слова Зимний ПЕРЕД маркером конца абзаца и удалите этот маркер клавишей [Delete].

• Удаление лишних символов.

Удалять лишние символы очень просто – слева от курсора символ удаляется клавишей [Backspace], справа – клавишей [Delete]. Вы можете пользоваться любым способом, как вам удобнее.

Поставьте курсор перед одной из трех первых "4" в строке 444147 Дортмунд и удалите этот символ клавишей [Delete], чтобы получилось 444147.

Еще одно упражнение: переместите курсор в предложение

Кроме того, в отеле есть такие удобства:

И удалите лишние символы, чтобы получилось:

Кроме того, в отеле есть:

• Добавление символов.

Чтобы добавить новые символы в какое-либо место текста, надо поставить туда курсор и начать набирать эти символы. Старые символы будут отодвигаться вправо.

Поставьте курсор после слова школа в предложении

Лыжный подъемник, лыжная школа расположены рядом.

и напечатайте слова и теннисный зал, чтобы получилось:

Лыжный подъемник, лыжная школа и теннисный зал расположены рядом.

• Добавление новых абзацев.

Добавление нового абзаца очень похоже на операцию разрыва строки, только разрыв строки надо сделать в позиции непосредственно перед маркером конца абзаца.

Поместите курсор в конец строки, перед маркером конца абзаца:

Тип 1 - жилая площадь около 27 кв.м, тип 2 - около 34 кв.м.

Добавьте новый абзац нажатием [Enter] и напечатайте следующий текст (можете посмотреть его расположение в образце приглашения в начале работы):

Буфет для завтраков с большим выбором блюд.

3.1 Исправление орфографических ошибок

В Office есть орфографический словарь, с помощью которого редактор автоматически ищет в набираемом тексте орфографические ошибки. Слова с ошибками подчеркиваются красной волнистой чертой (это служебное обозначение, при печати на принтере эта черта не выводится). Вы должны обращать внимание на все подчеркнутые слова.

Есть три основных причины, по которым Office считает слово ошибочным:

• Данное слово написано с ошибкой, например, вы пропустили какую-нибудь букву или, наоборот, добавили лишнюю.

Можно попробовать исправить это слово по словарю – щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и затем выбрать правильный вариант. Если правильного варианта нет, надо исправить слово вручную – поместить курсор на слово и удалить лишние буквы или допечатать пропущенные.

• Слово написано без ошибки, но является собственным именем. Например, в вашем документе подчеркивается имя Ульрих и название города Бергштадт.

В этом случае можно либо не обращать на подчеркивание внимания, либо можно исключить слово из проверки – щелкнуть на нем правой кнопкой и в появившемся объектном меню слова выбрать команду Пропустить все.

С помощью объектного меню (из вышеописанных вариантов см. 2)) исключите из проверки в вашем тексте слова Ульриху, Ульрих, Бергштадт и сокращение кв.м..

Если вы допустили другие ошибки, исправьте их способами 1) или 3). Если ошибок нет, попробуйте удалить одну букву в каком-нибудь слове (например, вторую букву о в слове Господину в первой строке текста) и затем щелчком правой кнопкой на слове исправьте ошибку с помощью словаря Office.

Прежде чем перейти к следующему разделу, убедитесь, что в вашем тексте не осталось слов, подчеркнутых как ошибочных.

3.2 Сохранение документа в файле

Теперь, когда текст набран и готов к оформлению, целесообразно сохранить его в файле. Перед сохранением не обязательно полностью оформлять документ. Во время работы с документом гораздо лучше сохранять его периодически (например, каждые 15-20 мин). Тогда вы будете застрахованы от случайной потери документа, например, из-за отключения электричества.

Сохраняя документ первый раз, надо дать имя файлу документа, т.е., указать, на каком диске, в какой папке файл будет лежать и как он будет называться.

Выберите команду Файл → Сохранить как. В появившемся диалоговом окне (на рисунке 3) довольно много элементов управления:

Рис 2.Окно сохранения документа.

Вы должны поместить свой файл документа в папку, заведенную для вашего факультета, например, ЭПФ 1 курс. Имя файла будет – Приглашение <Фамилия>, например, Приглашение Иванов. Чтобы сохранить документ, внимательно выполните следующие действия:

• Войдите в папку своего факультета. Для этого дважды щелкните на имени папки в списке с содержимым текущей папки. Если вы не видите папки своего факультета, прокрутите содержимое списка горизонтальной полосой прокрутки. После того, как вы войдете в папку, убедитесь, что ее имя попало в список наверху окна вместо Мои документы. Если что-то не получилось, обратитесь к преподавателю.
• Щелкните один раз в строку с именем файла "по умолчанию" (на рис.2 в этой строке хранится имя Doc1, у вас может быть Документ1 или другое). В этой строке появится курсор. Уберите имя "по умолчанию" и наберите нужное имя файла, например (фамилию напишите свою):

Приглашение Иванов
Укажите Расширение .doc ,

• Нажмите кнопку Сохранить.
• Убедитесь, что ваше имя файла появилось в строке заголовка Office.

Имя файлу дается ТОЛЬКО при первом сохранении документа. Впоследствии при выборе команды Файл → Сохранить новый вариант документа будет заменять старый в файле с тем же именем.

4. Оформление документа

4.1 Настройка полей страницы

Приступим к оформлению (форматированию) документа. Во-первых, надо установить размер полей страницы. Поля – это белые области с четырех сторон страницы, на которых нет текста. Текст располагается между полями.

Рис 3.Окно настройки параметров страницы

Для настройки полей выберите команду Формат → Страница. В диалоговом окне (рис. 3) сделайте четыре поля – Слева, Справа, Сверху и Снизу – равными 2 см (для изменения размера поля можно нажимать мышью маленькие кнопки со стрелками). Остальные параметры  НЕ ТРОГАЙТЕ!

4.2 Выделение фрагментов текста

Для оформления документа совершенно необходимо уметь выделять фрагменты (участки) текста – например, абзацы, слова или отдельные символы. Поскольку текст уже набран, чтобы оформить его, приходится ВЫДЕЛЯТЬ фрагменты текста и затем применять команды оформления.

Выделенный фрагмент помечается черным цветом. После того, как команда выполнена, оставлять выделение не нужно – его надо снять. Для этого достаточно один раз щелкнуть мышью в любом месте текста.

Ниже перечислены несколько способов выделения фрагментов текста. Попробуйте каждый из них. Вы должны знать все эти способы, поэтому, если не получится хотя бы один из них, обратитесь к преподавателю.

• Выделение произвольного количества символов.

Нажмите левую кнопку мыши на первом символе фрагмента и, не отпуская кнопку, растяните выделение до конца фрагмента.

• Выделение слова.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши на выделяемом слове.

• Выделение нескольких строк.

Поместите указатель мыши СЛЕВА от строки. Указатель должен превратиться из вертикальной черточки в стрелку. Теперь нажмите левую кнопку мыши, и, не отпуская кнопку, переместите мышь вертикально вниз (или вверх) для выделения нескольких строк.

• Выделение фрагмента при помощи клавиатуры.

Поставьте курсор (текстовый курсор, а не указатель мыши!) ПЕРЕД первым символом фрагмента. Нажмите клавишу [Shift] и, не отпуская ее, с помощью курсорных клавиш-стрелок растяните выделение на весь фрагмент.

4.3 Оформление текста документа

Не изучая пока возможности форматирования Word во всех деталях, выполните типичные операции форматирования согласно приведенным ниже инструкциям. В результате вы получите приглашение, похожее на образец, и усвоите, что:

для изменения оформления текста надо выделить нужный фрагмент, а затем изменить его свойства с помощью соответствующей команды Word.

Дальнейшее изучение Word будет заключаться в том, что вы будете узнавать, какие объекты могут быть в документе, какие у них есть свойства и какими командами их можно изменять.

1. Шрифтовое оформление.

2. Вставка верхнего индекса.

Сокращение кв.м надо заменить на обозначение с верхним индексом м². Удалите символы кв., поставьте курсор после буквы м и выберите команду Формат → Символы → Положение : Верхний индекс. Теперь напечатайте цифру 2. Аналогичным образом замените второе сокращение кв.м.

3. Выравнивание абзацев.

Поместите указатель мыши на одну из этих кнопок, но не нажимайте ее. Через 1-2 с появится подсказка с названием кнопки. Посмотрите, как называется каждая из четырех кнопок.

Теперь поставьте курсор в строку 9 января 2007 г. и соответствующей кнопкой панели инструментов выровняйте ее по правому краю.

4. Настройка отступов после абзацев.

В образце приглашения вы можете заметить, что между некоторыми абзацами есть пустое пространство. Эти промежутки можно было сделать при помощи пустых строк – нажимая лишний раз [Enter] при вводе текста. Этот способ неудобен тем, что размер промежутка, если потребуется, будет довольно сложно изменить – каждый придется менять по отдельности. Удобнее сделать отступы с помощью специального свойства абзаца – Интервал после.

Сейчас выделите строки текста от строки Цветочная улица, 34 до строки (включительно) Вот наши цены: Выберите команду Формат → Абзац. Появится окно со свойствами выделенных абзацев (рис. 4). Установите свойство Отбивка после абзаца равным 12 пт.

Рис. 4. Окно свойств абзаца.

Проверьте, помещается ли теперь весь документ на одну страницу. Если нет, то удалите одну или несколько пустых строк в верхней части текста.

5. Оформление списка.

Выделите три абзаца, которые надо оформить в виде списка (эти абзацы в образце приглашения помечены специальным значком – кружком – в начале первой строки абзаца). После выделения этих абзацев выберите команду Формат → Маркеры и нумерация, перейдите на закладку окна , и выберите подходящий тип списка.

4.4 Проверка результата

Сравнивать свой документ с образцом удобно в режиме предварительного просмотра перед печатью. Выполните действия:

• Выберите команду Файл → Предварительный просмотр страницы.
• В списке Масштаб в панели инструментов установите масштаб Страница целиком.
• Щелчком левой кнопкой на странице вы можете переключать масштаб между увеличенным и нормальным вариантами. Посмотрите на различные места документа. Обратите внимание, что непечатаемые символы не видны.
• Нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов для выхода из режима предварительного просмотра.

4.5 Оформление таблицы

Выделите четыре строки, относящиеся к таблице. Выберите команду Таблица → Преобразовать в таблицу. В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку OK. Снимите выделение с таблицы.

Перетаскивая мышью вертикальные разделители столбцов таблицы (на них указатель мыши превращается в двойную стрелку), подберите их ширину. Первый столбец должен быть достаточно широким, чтобы заголовок Продолжительность пребывания не разбивался на две строки. Второй и третий столбец должны быть одинаковыми по ширине, но уже, чем первый. Вся таблица по ширине должна занимать примерно 3/4 ширины листа.

С помощью кнопок панели Форматирование настройте выравнивание абзацев в ячейках таблицы:

• выделите строку заголовков и отцентрируйте эти ячейки;
• выделите первый столбец и отцентрируйте эти ячейки;
• выделите ячейки с числами во втором и третьем столбце (заголовки не выделяйте). Выровняйте эти ячейки по правому краю (числа удобно выравнивать по правому краю, чтобы сразу видеть старшие разряды).

4.6 Вставка рисунка

Поставьте курсор в одну из пустых строк в заголовке приглашения. Выберите команду Вставка → Изображение → Из файла... Выберите файл рисунка